Privacyverklaring Buitenkunst

In deze privacy verklaring lees je alles over de manier waarop Buitenkunst persoonsgegevens verzamelt en hoe daarmee omgegaan wordt. Er is eigenlijk niks veranderd in de wijze waarop wij gegevens verzamelen en verwerken sinds de nieuwe AVG van toepassing is.

  • Wie wij zijn:

Stichting BUITENKUNST heeft als doel deelnemers van alle leeftijden in contact te brengen met kunst en professionele kunstenaars, om zo bij te dragen aan het ontwikkelen van een kunstbewustzijn bij het publiek d.m.v. kunsteducatieve activiteiten op het grensvlak van amateurkunst en de professionele kunsten.

Buitenkunst organiseert projecten op het gebied van dans, theater, muziek, literatuur, beeldende kunst, fotografie & video. Op twee verschillende locaties (Randmeer & Drenthe) zijn er in het voorjaar en in het zomerseizoen diverse workshops voor verschillende leeftijdsgroepen te volgen (vanaf 3 jaar) onder begeleiding van professionele kunstenaars.

Op Buitenkunst Randmeer zijn er jaarlijks terugkerende speciale workshopweken voor jongeren/jongvolwassenen: TheaterTalentLab, TTLjong (Theaterweken), BKbeeldLAB.

Onregelmatig organiseert Buitenkunst projectorkesten (XLJAZZ & Once Upon a Time Orchestra) waarin amateurs, semi-profs en professionals samen spelen. Deze orkesten spelen na hun première op Buitenkunst Randmeer vaak nog in een paar concertzalen/theaters in Nederland.

Buitenkunst heeft ook een uitgeverij gespecialiseerd in theaterteksten: THEATERBOEK. Dit zijn scènes, monologen, dialogen en integrale toneelstukken van Nederlandse schrijvers. Deze boeken zijn te koop bij boekhandels, maar ook via onze eigen website.
Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door Buitenkunst, neem dan gerust contact met ons op!

Stichting Buitenkunst
Postbus 1445
1000 BK Amsterdam

Bezoekadres:
Veemarkt 184
1019 DG Amsterdam

Tel: 020-6381978 of 020-6200865
E-mail: admi@buitenkunst.nl
Kvk-nummer: 410226633

Websites: www.buitenkunst.nl
www.theaterboek.nl

  • Welke gegevens wij verzamelen en waarom:

Er wordt voor een aantal doelen persoonsgegevens verzameld. Deze worden hieronder toegelicht.

  1. Meer informatie- formulier: voor het versturen van de brochures van Buitenkunst Randmeer en/of Buitenkunst Drenthe verzamelen wij Naam, Adres, Woonplaats (NAW). Telefoonnummer en e-mail is optioneel. Deze gegevens worden alleen gebruikt om u de jaarlijkse brochures toe te sturen.
  2. Voor het boeken/reserveren van workshops verzamelen wij NAW, telefoonnummer, e-mailadres, alle namen van meekomende deelnemers en ieders leeftijd (geen geboortedata!) en geslacht m/v. Deze gegevens zijn nodig om de boeking gereed te maken, en op locatie een juist overzicht te hebben van de leeftijdsgroepen en van de man/vrouw verhoudingen in de groepen. Daarnaast worden deze gegevens geanonimiseerd gebruikt voor statistische doeleinden omdat het voor de stichting van levensbelang is om inzage te krijgen hoe de doelgroep zich ontwikkelt. Deze statistieken worden niet gedeeld en zijn enkel voor intern gebruik.
  3. Voor sommige workshops vragen wij extra informatie als ervaring, stemsoort, muziekinstrument e.d. Ook noteren wij alle contactmomenten die wij hebben gehad rondom de boeking, de wijzigingen of annuleringen die zijn doorgevoerd, bijzonderheden die wij dienen te weten t.b.v. uw verblijf op locatie en de voortgang van de workshop, en de afspraken die wij met u hebben gemaakt. Dit is noodzakelijk voor een snelle communicatie en dienstverlening, en om de beloofde kwaliteit van de workshopweek en het verblijf aan te kunnen bieden.
  4. Als je via ons bestelformulier een Theaterboek-bundel bestelt, verzamelen wij alleen de noodzakelijke gegevens: NAW, e-mail en telefoonnummer. De betaling gaat via IDEAL. Verder sturen wij nooit andere post of e-email naar Theaterboek-kopers en sturen wij ook geen nieuwsbrieven.
  5. Elk jaar kan er op locatie een professionele fotograaf langs komen die foto’s maakt voor onze volgende brochure, websiteaankondigingen, en persberichten. Op locatie wordt hiervoor toestemming gevraagd. Iedereen kan te allen tijde beslissen niet gefotografeerd te willen worden. Ook kan je altijd achteraf besluiten dat de foto’s waar jij op staat, niet gebruikt mogen worden. Het is uiteraard voor derden niet toegestaan om onze foto’s op andere manieren te delen of te gebruiken.

Alle gegevens worden alleen verwerkt ter uitvoering van de overeenkomst die wordt aangegaan, en om het daaropvolgende jaar een brochure toe te kunnen sturen.

Wij delen nooit adresgegevens met derden. Niet met medewerkers, deelnemers of andere bedrijven/organisaties.

Wij verzamelen geen bankgegevens.

Deze gegevens blijven bewaard tot de betreffende persoon zelf aangeeft uit het adressenbestand gehaald te willen worden. We hebben drie opties: 1) geen post ontvangen (gegevens worden bewaard t.b.v. inschrijvingen). 2) Adres verwijderen: Naam blijft staan, gekoppeld aan NAW nummer. Adres, tel en e-mail worden verwijderd, geschiedenis boekingen/aankopen blijft bestaan. 3) NAW geheel uit bestand halen: alle gegevens worden verwijderd.
Alle inschrijf-gegevens voor de workshops worden na afronding van het seizoen bewaard in het archief van onze database. Deze persoonsgegevens zijn bestemd voor historische en statistische doeleinden.
Na 7 jaar worden alle papieren documenten met deelnemerslijsten en NAW + workshopgegevens professioneel vernietigd.

  • Hoe het zit met nieuwsbrieven (MailChimp) & de websites:

Het versturen van nieuwsbrieven verloopt via MailChimp. Deze nieuwsbrieven zijn gericht op kennisdeling: aankondigingen van het programma en mededelingen aan deelnemers en medewerkers over data en nieuwe projecten. Om onze nieuwsbrief te ontvangen moet je zelf je naam en e-mailadres invullen op het daarvoor bestemde formulier, bereikbaar via de website van Buitenkunst. Deze gegevens worden opgeslagen binnen het MailChimp account van Buitenkunst.

Mailchimp maakt gebruik van een 2-factor authenticatie, wat inhoudt dat je na aanmelding alsnog via een link in je inbox moet verifiëren dat je daadwerkelijk de nieuwsbrief wilt ontvangen. Onder elke nieuwsbrief staat altijd de mogelijkheid om je weer uit te schrijven.
Buitenkunst heeft een verwerkingsovereenkomst met Mailchimp getekend, zoals wettelijk door de AVG verplicht is gesteld. In deze overeenkomst zijn de afspraken vastgelegd rondom het gebruik van de data en de bescherming hiervan om de privacy te waarborgen. De gegevens worden opgeslagen in de Verenigde Staten, dus buiten de Europese Unie. Omdat MailChimp gecertificeerd is door het EU-US Privacy Shield, mag MailChimp wel gebruikt worden, ondanks dat de VS niet voldoet aan het passende beveiligingsniveau (volgens de Autoriteit Persoonsgegevens). Doordat MailChimp voldoet aan de strenge eisen van het EU-US Privacy Shield, is het toegestaan data uit te wisselen.

De gegevens opgeslagen binnen het MailChimp-account van Buitenkunst worden niet gedeeld met derden. U kunt te allen tijde uw gegevens inzien en indien gewenst laten verwijderen uit het Mailchimp-account van Buitenkunst door contact met ons op te nemen.
Naam en e-mailadres blijven in Mailchimp opgeslagen, tot de betreffende persoon zich uitschrijft door te klikken op de mogelijkheid: voor deze nieuwsbrief uitschrijven.

Onze websites hebben geen plugins of cookies. Wij verzamelen dus geen gegevens, IP-adressen, acountvoorkeuren, o.i.d. Er wordt wel gebruik gemaakt van Google Analytics. Deze gegevens zijn echter anoniem en zijn dus niet gebonden aan de persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van het website bezoek en hoe vaak pagina’s bezocht worden.

  • Op welke grondslag wij gegevens verzamelen:

De gegevens die wij verzamelen, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Buitenkunst de betreffende dienst niet goed aanbieden. Dit valt onder de grondslag: Uitvoering van een overeenkomst. Het ontvangen van de nieuwsbrief via Mailchimp en het fotograferen op locatie valt onder de grondslag: Toestemming van de betrokken persoon.

  • Jouw rechten m.b.t. de persoonsgegevens:

1. Recht op inzage.

Je mag Buitenkunst altijd vragen welke gegevens zijn vastgelegd, zonder reden te geven voor een inzageverzoek.

2. Recht op dataportabiliteit, oftewel overdraagbaarheid van persoonsgegevens.

Je hebt het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die een Buitenkunst van jou heeft, om ze bijvoorbeeld door te sturen naar soortgelijke organisaties. Dit doe je door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen. (In het geval van Buitenkunst nauwelijks van toepassing.)

3. Recht op rectificatie en aanvulling.

Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren. Het rectificatierecht is niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee iemand het niet eens is, voor zover deze ter zake doen.

4. Recht op beperking van de verwerking.

In bepaalde situaties heb je het recht om Buitenkunst te vragen om te stoppen met het verwerken van jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld als de gegevens onjuist zijn, niet meer nodig zijn of als je bezwaar maakt vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden. Mits de belangen zwaarder wegen dan de gerechtvaardigde gronden van Buitenkunst om de gegevens wél te verwerken.

5. Recht op vergetelheid.

Je hebt het recht om Buitenkunst te vragen alle gegevens van jou te wissen.

6. Recht van bezwaar.

Buitenkunst gebruikt foto’s van workshops, deelnemers, medewerkers en locatie voor algemeen belang, namelijk het samenstellen van de brochure voor het opvolgende jaar, en op de website. Je hebt altijd het recht (de mensen van wie de gegevens worden verwerkt – dus wie op de foto staan) om bezwaar te maken tegen deze verwerking van hun gegevens. De foto’s zijn gemaakt op de grondslag Toestemming van de betrokken persoon.  Als u alsnog bezwaar wilt maken tegen een van de online gepubliceerde foto’s kunt u direct contact met ons opnemen (020-6381978 & admi@buitenkunst.nl) waarna wij de betreffende foto direct zullen verwijderen.

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat Buitenkunst niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit kan via de website van Autoriteit Persoonsgegevens.

  • Hoe onze data beveiligd is:

Onze database (en dus adressenbestand) is een op maat gemaakt programma wat alleen toegankelijk op enkele computers, beveiligd met een wachtwoord. Dit wachtwoord is alleen bekend bij de ICT-medewerker die de database ontwerpt en beheert en de vier medewerkers in vaste loondienst. De database en back-ups zijn ook niet onder gebracht bij een hostingbedrijf of ander ‘derden’ bedrijf, maar staan alleen op eigen computers van Buitenkunst.

In 2019/2020 hebben wij de websites vernieuwd en deze zijn voorzien van een SSL certificaat. Wij werken met de nieuwste versie van WordPress. Er wordt gebruik gemaakt van Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan de persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van het website bezoek en hoe vaak pagina’s bezocht worden.

 

Buitenkunst
2020